OA办公系统环境下疾控文书档案管理的几点思考

作者：姜兆兰

来源：《兰台内外》2020年第01期

摘 要：随着电子政务的发展，OA办公系统的使用越来越广泛，办公自动化、网络化水平越来越高，疾控中心文书档案管理工作获得了新的机遇，同时也面临着新的挑战。本文重在探讨OA办公系统环境下，疾控文书档案管理利用面临的问题、改进措施等，以推动疾控文书档案管理的规范化、制度化。

关键词：OA系统;疾控;文书档案管理

随着企事业单位电子办公系统的不断推进，过去单一的纸质公文运转形式逐渐由电子公文代替。以疾控系统为例，2012年以来，各省疾控机构已基本实现办公自动化。疾控中心在公共卫生、疾病预防、突发公共卫生事件及重大疫情的应急处置等工作开展过程中，产生的各类原始数据及资料有着重要的科研和史料价值。文书是档案的重要来源，档案则是文书的归宿。本文意在研究OA办公环境下疾控机构的文书档案管理工作，以期探索改进疾控文书档案管理模式，更好地发挥疾控文书档案的作用。

一、疾控文书档案定义及OA办公系统发展历程

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。本文所探讨的疾控文书档案主要是指疾控中心在日常工作开展中，将由办理完毕的有保存价值的文书整理而成的档案。

OA是Office Automation的缩写，即办公自动化或自动化办公。OA办公系统是应企事业单位对无纸化办公需求的一种集中体现，把过去日常工作中的文件流转、事务申报等事项，通过计算机网络来实现，不需要拿着厚厚的纸质材料面对面处理。从70年代末第一代OA办公系统的诞生，到90年代末期“协同型OA”的崛起，再到2013年左右开始出现的移动办公，从最早的web版到现在的app，OA办公系统真正实现了平台化的应用，其内涵和外延也随着社会和科技的发展而发展。

临沂市自2013年引入电子政务协同办公系统，行政事业单位实现了公文处理的电子化。临沂市疾病预防控制中心自2017年开始OA办公系统建设，至今实现了公文收发管理、出差审批、请销假审批等事项的电子化处理。通过近几年的探索实践，一方面，疾控中心文书档案管理中利用信息化技术，使得文书档案管理工作的效率与质量大大提高，文书档案的利用方式

也得到很大改善;另一方面，实现信息化管理的疾控中心文书档案需要面临病毒入侵、技术改进等问题或工作，制约着疾控中心文书档案管理工作。 二、OA办公系统环境对疾控文书档案管理的影响

OA办公系统的普及利用，对疾控文书档案管理的影响既有有利的一面，又有不利的一面，有利影响主要体现在三个方面：

1.实现了疾控中心文书档案管理的科学高效。以往传统文书档案管理工作从收发、归档、分类到编号、入库等都需要大量人力，花费时间大。办公自动化系统通过信息处理实现了档案的高效管理，能够避免传统纸质档案管理中出现的破损、字迹销毁等情况，使文书档案管理流程简化，使档案管理变得高效规范。

2.有效提高了疾控文书档案信息的利用率。传统的文件档案容易发生内容外泄、遗失等情形，文件传送利用需要面对面进行，受距离、人员管理等限制，费时费力。而OA办公环境下的疾控文书档案传递只需要利用网络就可实现，可以是计算机，也可以是iPad或手机，方便快捷。人们可通过计算机快速、准确、全面地查询到目标资料，提高其利用效率，有效解决传统文书管理不便、依靠纸张进行记录登记、不方面查询检索等问题。

3.能够提高疾控中心文书档案管理质量。随着社会的快速发展，社会公共卫生的重要性越来越显著，相关的疾控文书与档案资料将会越来越多，这就导致文书档案管理工作量不断增大，若一直采取传统的纸质管理方式或比较落后的计算机管理方式，将会严重影响疾控文书档案的管理效率以及利用率，电子政务环境能够有效简化文书档案管理工作，应用办公自动化技术实施管理工作，建立完善的管理体系，可以促进档案的信息共享，文书的合理利用。同时，OA办公系统使用在不同程度上也制约着疾控文书档案管理，主要体现在以下方面：

首先，存在比较明显的网络安全问题。疾控中心作为我国疾病预防与控制的重要机构，其中的文书档案信息不仅包括已经具有明确、有效地预防、治疗措施的疾病信息，也包括食品、药物安全信息以及一些未知或不能有效预防与治疗的疾病资料信息，还包括一些保密性较强的艾滋病患者信息等。由于电子类的文书档案比纸质档案更容易被修改，且不容易留下修改痕迹，部分违法人员可能会利用病毒窃取或损坏其中信息，进行恶意利用，轻则影响部分患者的身体健康，严重情况下会威胁到患者的生命安全，甚至给社会稳定造成影响。

其次，文书档案管理制度不完善。当前，虽然大多数疾控中心制定了完善的疾病预防控制工作管理制度，但是缺少与疾控文书档案管理相关的制度，特别是OA办公系统环境下疾控文书档案管理制度不够统一和完善。工作中存在着文件材料归档范围不够规范，归档时间不及时、人员岗位责任不明确等问题。比如，有的部门缺乏较强的文书档案保存意识，利用OA系统处理公文时，不能及时将一些重要文件资料留存，时间一久，造成大量有较高保存利用价值的文件资源出现损坏、丢失等情况，无法让文书档案得到有效管理。

最后，文书档案信息化管理程度不高。OA办公系统的使用与发展，加快了疾控文书档案信息化进程，但是，疾控文书档案信息化管理在人员、设备、技术等方面还存在差距。部分疾控领导还不同程度地存在着重业务轻管理的思想，对新形势下文书档案管理工作重视不够，人财物支持不到位。疾控档案管理人员观念更新不及时，特别是对历年文书档案进行电子扫描以及电子目录建设，开展信息录入、检索、利用等工作不扎实。疾控文书档案管理所需的技能储备不足，面对新的管理模式，信息化、专业化等综合素质不强。 三、OA办公系统环境下加强疾控文书档案管理的措施

1.加强制度建设，規范文书档案管理。制度完善是做好疾病预防控制文书档案管理工作的基础，要坚持用制度规范人、约束人，用制度规范文书档案管理工作。从国家层面来说，虽然目前文书档案管理标准比较完善，但对于快速发展的电子办公环境下的电子文书档案管理模式尚在探索中，所以要通过调研，结合实践总结的经验，及时制定修改完善各项管理标准和技术规范，把电子文书档案管理过程的每一环节都纳入管理标准范围中，档案管理就会更具有科学性。

从疾控文书档案管理工作实际来说，要根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合疾病预防控制中心工作实际，充分研究OA办公环境下疾控文书档案管理特点，对涉及档案保密、人员岗位责任、文书档案管理、分类立卷归档等各方面工作制定严格规范的制度，在原有基础上对相关制度进行补充完善。

2.利用“双轨制”保存。探索推行纸张保存与电子版保存并用的“双轨制”保存模式，同时，在进行电子版保存时进行副本拷贝，形成内容相同的两套档案。将一些需要永久保存和维护原始性的疾控电子文书档案及时转化成纸质文件，建立纸质文书档案，这样能够充分发挥纸质载体可靠性强、实物感强的优势，弥补电子文书档案查阅需要借助电源、显示设备等方面的不足。《电子公文归档管理暂行办法》等法规标准中都要求，区别于封存保管的电子档案，应拷贝形成一套电子档案专门提供查阅利用。一旦其中一套电子文书档案被病毒入侵或发生遗失时，可使用另一套进行恢复，防止文书档案信息的丢失。

3.加强全方位安全建设。OA办公系统环境下，疾控中心文书档案管理安全性建设主要包括三个方面：一是提高文书档案的安全保护管理。定期或不定期的检查、维护信息化管理设备、网络、软件等，为文书档案管理系统提供一个安全、稳定的运行环境。二是加强文书档案的保密建设。可采取程序保密设置、密钥管理等，根据文书档案的实际需要设置合理的保密管理措施。三是要注重提高档案管理人员的安全法律意识和网络应用水平。通过开展相关培训，使档案管理人员充分掌握文书档案法律法规知识和网络知识，防止档案工作人员出现操作错误，做好防范网络危害的基础。 四、结束语

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》确定了档案事业发展的指导思想和目标，到2020年，实现以信息化为核心的档案管理现代化，加快档案管理信息化进程。OA办公系统的使用为疾控文书档案管理带来新的机遇，在办公自动化大环境已成熟的基础上，运用数字设备和技术以及网络技术按照文档一体化的理念，规范进行文书档案的收集、整理、管理，实现疾控文书档案信息资源共享、利用最大化，为传染病疫情趋势分析、科学防控突发公共卫生事件提供有力资料支撑，推动“健康中国”战略早日实现。 参考文献：

[1]杨璐璐，莫 杨.浅析疾控机构档案的数字化管理与利用[J]中国卫生人才，2018 [2]李念鹏.疾控中心档案信息化管理存在的不足及优化措施[J].办公室业务，2018 [3]杨 露.电子办公环境下文书档案管理体会[J].基层建设，2019 （作者單位：山东省临沂市疾病预防控制中心）

作者简介：姜兆兰（1987-），女，汉族，山东临沂人，硕士研究生，馆员，研究方向：疾病预防控制档案管理与利用。