印章、介绍信及资质证件管理办法

制度名称制度编号版本20092013

新订/修订修订修订

编写

部门审核

印章、介绍信及资质证件管理办法

**** 0402-2013分管领导审核

签发人

签发日期2009.6.22013.8.29

年度评估时间2010.22014.8

本次修订原因

根据公安厅“**省国家行政机关和企业事业单位社会团体印章网上备案管理规定”对印章规格进行了调整。

本次修订主要内容

公司印章直径由4.5厘米调整为4.2厘米。

解释部门

办公室

1

印章、介绍信及资质证件管理办法

一、目的

规范公司系统印信及资质证件的管理，维护其凭信作用及权威性，保持正常作秩序。

二、适用范围

适用于公司各部门、单位。三、公司印章分类

（一）行政章：公司行政章、法定代表人（董事长）印鉴及总经理印鉴，公司职能部门章、二级单位行政章。

（二）党群章：公司党委章、纪委章、监察章、工会章、团委章及下属党支部、分工会、团支部印章。

（三）专设机构章：公司设立的各种工作领导小组、专业管理委员会。（四）专用章：公司及二级单位合同专用章、财务专用章。四、公司资质证件范围

（一）公司企业法人营业执照（正、副本）。

（二）中华人民共和国组织机构代码证（正、副本）及代码证

IC卡。

的工

（三）中华人民共和国外商投资企业批准证书，外商投资企业外汇登记卡。（四）公司国税、地税登记证。五、印章、介绍信及资质证件保管

（一）办公室负责公司行政章，法定代表人（董事长）印鉴及总经理印鉴，公司资质证件、介绍信、合同专用章的保管。

（二）党群部门负责公司党群章的保管，其中党支部、分工会、团支部印章交由相应的党支部、分工会、团支部保管。

（三）财务部门负责公司财务专用章的保管，同时根据业务需要和董事长、总经理授权，可以保存一枚董事长、总经理印鉴。

（四）公司各部门负责本部门印章的保管，公司非发电子公司、各二级单位负责本单位各类印章和介绍信、资质证件的保管。

（五）公司专设机构章由负责其日常工作的部门（挂靠部门）保管。、

2

（六）所有印章、介绍信和资质证件必须指定专人保管，存放在有一定安全的保险柜或加锁柜子内，不得随意放置。保管人员临时出差、请假，应指定人；保管人员变动，应办理交接手续，记录存档。

六、印章制发

（一）公司各类印章，由相应印章管理人员填写《新印章刻制申请单》或《印章更改申请单》，说明印章的种类、名称、形式、使用范围，出具相关文件，门、单位主要负责人审核，办公室主任审批后，由办公室机要秘书统一进行中党支部、分工会、团支部印章的刻制由党群部相关管理人员提出申请。

（二）非发电子公司各类印章，二级单位下设机构章及其他各类印章的刻制，经本单位内部审批后自行刻制。

（三）印章的刻制，必须在公安部门许可的、有法定资质的营业单位刻制。所有印章的印模应交办公室统一登记、备存。

（四）公司行政章、专用章启用时，由办公室发布启用通知；公司党群章由党群部门发布启用通知；非发电子公司各类印章、二级单位下设机构章及其他各本单位发布启用通知。

七、印章的规格式样

（一）除法定代表人（董事长）印鉴及总经理印鉴、财务专用章外，公司所有印章一律为圆形，中央刊五角星或党徽，五角星或党徽外用简化字、宋体字刊名称。

（二）公司行政章直径为

措施临时保管

经所在部刻制。其

类印章由

单位法定

4.2厘米，圆边宽1毫米，中央刊五角星，五角星直径

而右环行。

1.4厘

1.4 厘米，五角星外刊机关名称，自左

（三）公司党委章直径为

4.2厘米，圆边宽1毫米，中央刊党徽，党徽直径

米，党徽外刊机关名称，自左而右环行，委员会名称自左而右横排在党徽下党支部印章规格比照公司党委章刻制，但印章直径为

4.0厘米。

方。下属

（四）公司纪委章、监察章、合同专用章，公司职能部门章，公司专设机构章，二级单位行政章，直径为

4.2厘米，圆边宽1.1毫米，中央刊五角星，五角星直径

1.3

厘米，五角星外刊单位名称，自左而右环行，或者名称的前段自左而右环行左而右横排在五角星下方。

，后段自

（五）公司工会章一律为圆形，宽边内加一细线，中间刊五角星，星外刊单位名

3

称，文字自左而右环排。印章所刊工会组织的名称一般用全称，如文字过多通用的简称。印章的文字，用宋体字和国务院公布实行的简化字。直径为边宽0.12公分，五角星直径

，可采用4.2公分，

1.6公分。公司工会经费审查委员会印章的尺寸、式样、

格比照公

规格与同级工会组织的印章相同。由同级工会组织制发。下属分工会印章规司工会章刻制，但印章直径为

（六）公司团委章直径为1.4 厘米，五角星两侧刊长为

4.0厘米。

4.2厘米，圆边宽1毫米，中央刊五角星，五角星直径

1.3厘米的直线，五角星外刊中国共产主义青年团，自左

印章规格

而右环行，机关名称及委员会名称自左而右横排在五角星下方。下属团支部比照公司团委章刻制，但印章直径为

4.0厘米。

（七）公司二级单位合同专用章、专设（下设）机构章直径一律不得超过为米，圆边宽1毫米，中央刊五角星，五角星外刊单位名称，自左而右环行，的前段自左而右环行，后段自左而右横排在五角星下方。

（八）财务专用章（支票专用章）按财务相关要求刻制。八、印章、介绍信及资质证件使用、

（一）印章、介绍信及资质证件的使用实行事前审批制度，严禁在空白的介绍信、保函、合同、公文用纸上用印。

（二）印章、介绍信及资质证件的使用必须登记存档，以便备查。（三）印章使用审批程序

1.公司发文、合同在完成相应的发文流程、合同签订流程后用印。2.以公司名义对外提供的各种年、季、月报表，经审定人签字后用印。3.公司法人代表印鉴和总经理印鉴，经公司董事长、总经理或其授权人签字同后用印。

4.其他事项加盖公司行政章，由申请人填写《用印申请单》，经所在部门、单负责人审核，办公室负责人审定后用印。重大事项报公司分管领导审批。

5.加盖公司专设机构章，应经该印章保管部门负责人审核，该专设机构主要负人审批。

6.公司职能部门章、二级单位章，由相应部门、单位主要负责人批准后使用。7.党群章的使用，按党群系统有关印鉴管理规定执行。

（四）开具公司介绍信，应由经办人申请，所在部门、单位负责人审核，办

4.0厘或者名称

意

位

责

公室

4

机要秘书复核。

（五）使用公司资质证件，应由申请人填写《资质证件使用申请单》，经所在部门、单位负责人审核，办公室负责人审定后办理。重大事项报公司分管领导要秘书在资质证件复印件上应填写使用说明，并在说明处加盖公司行政章。

（六）由公司领导及其合法授权人按程序签发的文稿及法定代表人已经签字的文书，可由机要秘书审核后直接用印或使用营业执照副本、代码证书或其复印

件。审批。机

（七）公司各单位介绍信及相关资质证件的使用，比照本规定的有关程序，由单位负责人批准后办理。

（八）所有印章及资质证件原件原则上不得携出单位使用。确因工作需要携出使用的，必须填写申请表，由所在部门、单位负责人审核，公司分管领导批准

九、印章的改制、更换、废止及资质证件变更管理

（一）印章及资质证件遗失、被盗，保管人员应立即向办公室机要秘书递交书面报告，并依法公告作废，按本规定重新制发与原印章具有显著区别的新印章质证件管理机关申请办理新的资质证件。

（二）因机构撤并、更名或业务变动等原因，印章、资质证件不能继续使用的，所在部门、单位应将印章送交办公室机要秘书登记、封存；需要制发新印章规定办理。对资质证件应由保管部门、单位依法办理变更登记等相关手续。

（三）印章毁损或无法正常使用情况下，按本规定制发与原印章相同的新印章，并由所在部门将原印章交办公室机要秘书登记、封存。

（四）印章封存1年后，确需销毁的由办公室机要秘书填写《印章销毁申请表》，办公室主任审核，在两人见证下进行销毁，并做好销毁记录。

十、附件

附件1 新印章刻制申请单附件2 印章更换申请单附件3 用印申请单附件4 资质证件使用申请单附件5 旧印封存申请表附件6 印章销毁申请表附件7 印章制发流程图

的，按本，及向资。

5

附件8 行政章、法人章盖印流程图附件9 旧印封存、销毁流程图件10 介绍信开具流程图

附件11 公司资质证件使用流程图

附

6

附件1：

新印章刻制申请单

序号

印章名称

所在部门、单位负责人审核

办公室负责人

审批

备注

附件2：

印章更换申请单

序号

原印章名称

新印章名称

所在部门、单位负责人审核

办公室负责人审批

备注

7

附件3：

用印申请单

日

期

部

门

申请人

内容

拟稿校核份数

领导审批

附件4：

资质证件使用申请单

日

期

部

门

申请人

证件名称份数使用原因

审核

审批

8

附件5：

旧印封存申请表

序号

印章名称

数量

封存原因

所在部门、单位负责人审批

备注

附件6：

印章销毁申请表

序号

印章名称

数量

销毁原因

办公室负责人

审批

备注

9

附件7：印章制发流程图

开始

1一.般一一

部门负责人申请,送办公室审批一一一一一一一一

2.审核申请

同意,送办公室

3.审批申请

同意,

一一(一送刻印)

4.刻印并登记一一一一

5.发布启用通知

一一一一

6.领取新印

结束

一一一一一

不同意刻印

不同意刻印

7.确认(不同意)一一一一一

附件8：行政章、法人章盖印流程图

部门负责人申请普通员工申请，送部门负责人审核

流程主办人所在部

门负责人(选一) 室审批

办公

(

,送办公室审批

2同意，.4.审批

一般事项,送用印

3.归口审核

室负责人送用印选一)

重大事项,

5.核对、用印

结束

导审批

公

机要秘书

1.申请

开始

流程主办人

6.确认(不同意)

流程主办人

10

附件9：旧印封存、销毁流程图旧印封存：

开始

1.申请封存

旧印一一一一一

2.审批申请一一一一一一一一

同意,送办公室封存旧印

3.登记保管一一一一

结束

不同意封存

4.确认(不同意) 一一一一一

旧印销毁：

开始

1.申请一一一一

2.审批申请一一一一一一一一

同意,送销毁

3.销毁、登记一一一一一

结束

不同意销毁

4.确认（不同

意）一一一一一

11

附件10：介绍信开具流程图

部门负责人开具,送办公室核对盖章退回修改

1.填写介绍信

开始

一一一一一

一般员工开具,送部门负责人审批

同意开具,

2.审批

一一一一一一一一送打印盖章一一一一(一一)

3.核对、打印盖

章

一一一一

结束

不同意开具

4.确认（不同

意）一一一一一

附件11：公司资质证件使用流程图

不同意使用

8.确认(不同意)

一一一一一

开始

1.填写申请一一一一一

普通员工申

请,送部门负责人审核

2同意,送3.审批申.请同意,送4.核一一一一一一一一(一

审批一) 一

5.复印并用印

原件

一一一一

结束

6.办理借阅登记

一一一一

7.归还登记一一一一

借

件

部门负责人申请,送办公室审批

需借阅证件原件

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