超市供应商管理办法

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天天超市供应商管理

如何开发最适合综合超市发展的供应商，并与他们发展互利互惠的商业关系，是每一个公司的重大战略任务。俗话说：“水能载舟，亦能覆舟”。超市好比是舟，而众多的供应商则是水。如果选择好的供应商，则他们可成为超市的战略合作伙伴，双方可以齐步发展，共创未来；反之则超市的前途就不堪设想。

超市的供应商政策如下：

供应商政策 项 目 政 策 说 明 供货来源 本公司广求货源，供应商包括：提供农产品的农民、生产基地、制造商、代理商、总经销、及进出口商。避免向二级批发商、皮包公司及亲友所开的公司等供应商进货，除非事先以书面申请，并获得上级的同意。 供货家数 同价位没有品牌性的商品，应避免两家以上的供应商采购，否则客户会有所混淆，除非该品牌有较大的市场规模与季节性的需求。每一个门店总供货家数应限制家数。“独家供货”的情况应尽量避免，除非有很好的理由。客户有强烈的品牌选择需求时，此一政策可按市场规模与季节性的需求酌量调整。供应商每月进货或销售金额不足1000者，应予淘汰。 选择要求 本公司不可能向所有的供应商采购，故供应商的选择应谨慎为之，基本上符合下列条件的供应商才可加以考虑： （1） 价格：愿意以本地最低供货价格供货给超市。 2

（2） 诚信：不可有贿赂及违背诚信的行为。 （3） 质量：质量良好，能对其商品质量有所保证。 （4） 包装：其商品品种、包装方式及规格是本公司目标顾客 群所需要的。 （5） 服务：能在订货、配送、售后服务与本公司密切配合。 （6） 批发：愿意经由本公司的销售渠道批发给零售商，餐饮 业或公司行号及企事业单位，拓展其市场占有率。 （7） 货源：财务稳健，公司或组织管理完善，货源可靠。 （8） 远见：不贪图近利与暴利，愿与本公司一齐成长茁壮。 （9） 促销：愿意在促销活动给予大力支持。 （10） 赞助：愿意对各种赞助费用给予大力支持。 购 销 本公司绝大部分的商品是以购销的方式买断经营，降低成本，对售价有绝对的自主权。 代 销 本公司虽以买断经营，但仍需与供应商对某些风险较大的品类，或采购人员较无把握的品类，可考虑以代销的方式经营，采取实销实结（但供货价格及售价可能会较高）。代销商品的供应商可派促销员驻场销售，存货的损耗分担双方应事先约定。 联 营 对于较高单价，销量小，易失窃、产品生命周期短、市场变化快、或须要专业解说服务的业种，例如：精品、化妆品、音像制品等，可以考虑联营，采取实销实结，存货损耗风险由供应商承担。 3

供应商管理的目的在于（1）培养有实力且愿与超市齐步成长的合作伙伴。（2）淘汰没有潜力或商业道德，且对超市无益的供应商。（3）尽量减少中间环节的不合理加价，以降低进货成本。（4）争取最好的商业交易条件。（5）将营业额与利润额最大化。

所以“筛师供应商”成为供应商管理的一个重点，其实只要采购人员立场端正，要挑选好的供应商不难，在“供应商政策”里有明列“选择要求”。另外由“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、 “新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”基本上可以看出一个端倪。有些供应商为了某些理由（例如：商业机密）拒绝填写“供应商基本资料表”，我们应慎重不与他们往来，除非他们的产品在市场上有独占性，或成为卖方市场，且受超市的目标顾客群所喜爱。

供应商管理可分为：（一）新供应商进场，（二）旧供应商清场，（三）旧供应商年度合同，（四）旧供应商年度评估，（五）年度供应商表彰大会。现分述如下：

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一、 新供应商进场：

有些新供应商经营者经常抱怨说：“要见超市的采购不容易”。这句话说明了超市的部分采购人员较为牛气，喜欢或愿意与老供应商交往，把超市的进货大门关闭了，这是不对的。要知道超市的成长及永续发展，必须靠供应商的支持，有些老供应商由于自身的原因（例如：财力、人力、广告、促销、研发、物流、质量……等）无法跟上超市的发展步调，必需要汰换，因此必须补充新血，而且市场不乏好的热销商品，但因为种种原因不得其门而入，让超市错失了商机。同时，让有些顾客老是抱怨超市缺少市场上热销的商品，或品种不齐全等等。

因此，采购人员“引进新供应商”是个重要的课题，不可藉故拒人于千里之外，超市应让新供应商有机会凭其实力与旧供应商公平竞争。引进新供应商对超市有一些明显的好处：（1）对老供应商有压力，有竞争才有进步。他们会对超市提供更好的交易条件，以保住其生意；（2）新供应商的引进可为超市增加较多的营业外收入，如果一家“1万元”，一年引进50家新供应商，就会为超市增加“50万元”的其他收入；（3）新供应商通常可弥补超市现有商品结构的不足，可让超市的品种更齐全；（4）最重要的是，新供应商的供货及交易条件通常会比老供应商更好，也能提供某些市场上“热销”的产品，为超市带来大量的利益。

公司采购部应采用以下的方法引进新供应商： 1、 健全“新供应商进场程序”及制定“供应商手册”。

2、 在各门店公告栏里公示采购部的联系方式，让新供应商进入任何

一家门店都能了解采购部的联系方式。

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3、 同时“公告栏”上应说明可以在总部价购（例如：人民币10元）

“新供应商进场程序”及“供应商手册”。

4、 在总部采购部设置“新供应商登记本”，规定采购部应在一周之

内，会正式告知前来洽谈者超市采购部的决定。 5、 “公告栏”的信息举例：

新供应商朋友们：

（1） 假若你们的产品有“价格、质量、包装、品种、或服务”上

的优势，超市采购部谒诚欢迎你们前来洽谈。 （2） 你们可以经由采购部了解与超市交易的程序。 （3） 你们也可以向总部价购“新供应商进场程序”及“供应商手

册”。

（4） 在你们按“新供应商进场程序”提供“供应商基本资料表”、

“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”交给采购部的一周之内，采购部将正式通知是否需要进一步约定时间洽谈。 谢谢你们的合作，欢迎光临！ 6、 “新供应商进场程序”见下。

7、 采购部收到 “供应商基本资料表”、 “供应商报价单”、“新供应商

问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”后，应设立一个登记本，登记“日期、供应商名称、及资料名称”，然后交给“采购经理”。“采购经理”研究后，作批示，并交给相关的“采购主管”。“采购主管”做详细的调查与研究后，最后呈报“商品部经理”，由“商品部经理”作最后决定是否进一步洽商，并正式通知供应商有关超市采购部的决定。

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8、若采购经理决定进一步与新供应商联系后，采购主管应主动联系新供应商。经过几回合的洽谈，并初步筛选商品后，应填报“新供应商审批申请书”（如附件）给商品部经理审批。 9、商品部经理对于采购主管所推荐的供应商，应约谈其最高业务负责人，除了核实“供应商资料表”、“供应商报价单” “新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”的正确性外，最后把双方合作的利益充分沟通，并试探对方的虚实，毕竟两家公司的合作应更慎重一点较好。商品部经理与财务主管确定收费细则，商品部经理有最终审批权，经审批同意进场后，按正常进场程序，向财务部缴交“进场赞助费”后，由信息主管正式建档，并由采购主管下订单进货。

二、 旧供应商清场：

有些供应商言行不一致，表现欠佳，呈现一些问题，例如：产品没有优势、促销也不积极、产品质量不稳、包装不良、送货不及时、赞助费用很少、拒绝退换货、供货价格经常调涨、帐期太短、帐额太小、沟通困难、服务不佳……等。这些都是应该“清场”的征兆，但“清场”不能单凭采购主管说了算，否则成为暗箱操作，这是采购工作的大忌！

为了让“清场”有凭有据，“清场”应该与“进场”一样有一个类似的程序。“旧供应商清场审批申请表”（如附件）是用来决定“清场”用的。采购主管鉴于某一个供应商的绩效不好，远不如预期，在开发替代供应商的同时，可填写“旧供应商清场申请表”经由采购经理与商品部经理同意下，正式办理“清场”手续。清场时，应先通知“财务部”暂缓付款，等与供应商谈判库

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存清理办法之后，获得妥善的解决办法（例如：供应商补价差，或做清仓处理）后，才可做最后的货款结算。

三、 旧供应商年度合同：

每年年底，除半年内的新供应商外，采购主管应与所有旧供应商谈一下年度的合同。年度合同主要在规范：“价格、价格上涨、条码、交货天数、付款方式、付款帐期、商品管理费用、进货奖励、节庆赞助、促销、广告意向、损耗补偿、食品及百货质量问题、退换货……等”项目。

采购主管在谈判年度新合同时，最好能与采购经理或商品部经理或财务主管一起参加，毕竟谈判时我方人员愈多能集思广义，添漏补遗，更能让采购主管如猛虎添翼，气势如虹，无往不利。

四、 旧供应商年度评估：

每年底除了要与供应商谈一下年度的交易合同外，对内采购主管对其管辖的所有供应商做一个“旧供应商年度评估表”（如附件）。这个表的评估项目与“进场”及“清场”是一样的，唯增加了实际的年度总销售额及毛利率。

凭这个“评估表”，采购部也可以在年底顺便决定年度10～20％应替换的供应商。若总数有500家供应商，则应在此时替换50～100家供应商，汰劣择优，形成一种“良性循环”。 五、 年度供应商表彰大会：

每年底，公司可举办一个“年度供应商表彰大会”，其目的是：（1）感谢供应商一年来的配合与支持及其辛劳。（2）藉表彰大会的透明化，

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激发起供应商的攀比性及积极性。（3）展现超市的采购及销售实力，更能吸引新的、有实力的供应商前来洽商。

“表彰大会”可以是有偿的（例如：由供应商自费参加有餐宴的“颁奖大会”）或无偿的。也可以仅有精神奖励（例如：奖状或奖牌等），或同时给于物质奖励（例如：奖金或实物或提前付款等）。表彰的内容可以包括：“营业额增长率、毛利额增长率、毛利增长率、准时交货率、低或无退货、售后服务水平、商品创新、促销支持力度、广告支持力度、综合配合度……等”项目。

更可以针对供应商的业务人员及超市的采购人员颁奖给“最佳业务能手”及“最佳采购能手”等，以激励买卖双方关键人员，奖项可以是：“奖状、奖牌、奖金、或旅游”等。在这方面的投入愈多，下一年的回报肯定会大。

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附：

新供应商进场程序

天天超市总经理 指示是否继续洽是 10

否 采购主管正式下“初订天天超市总经理 约见供应商 是 向天天超市总经理 提出申诉 停止与天天超市洽否 供应商决定是否向天天超市总经理提否 是 天天超市采购主管主动与 新供应商联系，并进一步供应商提出更好的 说明，请超市考虑 向采购部了解 “新供应商进场程序” 向总部价购“新供应商进场程序”及“供应商手册” 是 供应商决定是否提出与天天超市交易更好的 理由 将“供应商基本资料表”、 “新供应商问卷调查表”“新供应商产品问卷调查表”、“目录或照片” 及“供应商报价单” “采购部”于一周内正式答复 是否进一步洽谈 否 采购主管提出新供应商审批 新供应商向财务部缴交 “进场赞助费” 信息主管正式在电脑建 “供应商档、商品档及促 天天超市 填 表 日 期 （适合者打“√”） 供应商基本资料表 供 名 称 应 销售部 商 地 址 销售部 电话 邮 编 年 月 日 成立日期 年 月 日 资本额 主要股东1． 姓名 职 称 主要客户1． 名称 2． 2． 3． 3． 销售部 传真 销售部 EMAIL 员工 人 万 4． 4． 5． 5． □是 □否 □不清楚； 比同业：□高 □相等 □低 盈利状况 ： □不清楚 资金状况 ： □充足 □刚好 □紧张 □不足 □不清楚 供 应 商 存货状况 ： □充足 □刚好 □紧张 □不足 □时多时少 □不清楚 综合状况 销售状况 ： □良好 □一般 □较差 □很差 □不清楚 □稳定 □流动率尚低 □流动率较高 □流动率很高 □不人员状况 ： 清楚 配送状况 ： □良好 □刚好 □紧张 □不足 □不清楚 □内资企业 □合资企业 □外资企业 □股份制 □国有企业 □集体企业 □私营供应商属企业 □上市公司 性 □制造商 □进口商 □经销商 □代理商 □一级批发商 □二级批发商 □其它： 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7． 目前主要 其总计 商品品牌 它商品品类 销售额占本市市场份额 年广告促销费（万） % 万 % 万 代理商 % 万 批发商 % 万 % 万 % 万 % 万 万 零售KAC（主其它： 其它： 商 直要/重点 总 计 客户） 供 销 售 占 ％ ％ ％ ％ ％ ％ ％ 比 户 ％ 家 客 家 家 家 家 家 家 家 数 零售网点家 家 家 家 家 家 家 家 提供以下证件（有者请打“√”）： 数 1.□营业执照副本 7.□商标注册证（制造商适用） 2.□税务登记表（国税、地税） 8.□卫生许可证（食品制造商适用） 3.□生产许可证（制造商适用） 9.□安全认证（电工类商品适用） 4.□商检合格证 10.□代理授权书（代理商适11 主要销售经销渠道 商 填表人姓名 职 称 联系电话 手 机 销售部 负 责 人 职 称 联系电话 手 机 公 章 12

日期：20 年 月 日

天天超市 供应商报价单 供应商 销 售 排 名 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 国际条码 品 名 及 规 格 销售 单位 长×宽×高 每箱 产 地 交货 天数 （公分） 件数 入 入 入 入 入 入 入 入 入 入 入 入 入 入 商品陈列尺寸 价格结构（人民币、含税） 目录 样品 零售 二批商 一批商 连锁店 天天 是 否 是 否 订价 进 价 进 价 进 价 进价 ￥ ￥ ￥ ￥ 公 章 入 天 注（1） 在报价之前，供应商应先完整填写“供应商基本资料表”。 供应商名称 ： （2） 请供应商务必按商品本身的“销售排名”顺序填写。如果栏位不够，请自行复地 址 印 电 话 “空白表格”，并更正“销售排名”顺序。 传 真 （3） 如以上报价不实，一经查证属实，天天将立即停止一切交易，并全数退货。 报 价 人 天 ￥ 天 天 天 天 天 天 天 天 天 天 天 天 天 13

（4） “天天进价”系是“到岸价”，即供应商必需将商品按指定位置贴好“天天店内码”或 印上“国际条码”，整齐码放在“天天”指定的栈板及位置上，并当面点交给“天天收货部”。 职 务 14

天 天 超 市 新 供 应 商 问 卷 调 查 表 供应商名称 地址 感谢贵公司考虑与超市合作，共同拓展市场，双赢双利。请就近先考察超市的门店，并阅读“供应商手册”，然后回答以下问题，适合贵公司的意见者，请在“方格”内打“√”。 □没有 □一次 □两次 门店： 考察次数 □三次以上 应提升服务 □应改善布局 □应增加品种 对门店的建□应降低价格 □ 议 □ 其他： 没有 □一次 □两次 □三次以上 门店： 考察次数 □ 门店考察 应提升服务 □应改善布局 □应增加品种 对门店的建□应降低价格 □议 □其他： 供应商手册 □ 尚未阅读 □略为阅读 □详细阅读 □ 阅读一次 □阅读两次 □阅读三次以上 □ 高档 □中高档 □中档 □中低档 □低档 家庭用 □专业用 □所有年龄 □特定年龄 供 应 商 □ 产品定位 □ 所有性别 □特定性别 □所有文化水平 □特定文化水平 □ 所有职业 □特定职业 □所有商圈 □特定商圈 是否能协助超市降低采购成本 供应商能力 是否能协助超市降低营运成本 是否能协助超市增加销售份额 □能 □不能 □不确定 □能 □不能 □不确定 □能 □不能 □不确定 □ □ □ □ 全市连锁 □是 □否 □不清楚，目前门店数： 家店， 个城市 天天低价 □是 □否 □不清楚，比市价便宜： ～ ％ 供应商对 品种齐全度 □5,000个以下 □5,000～10,000个 □10,000个以上 超市的认识 来客数 比本市同类超市：□多 □相同 □少 □不清楚 客销单售价 比本市同类超市：□多 □相同 □少 □不清楚 额 比本市同类超市：□多 □相同 □少 □不清楚 职务 职务 职务 姓名 姓名 姓名 关系 □朋友 □同学 □别人介绍 关系 □朋友 □同学 □别人介绍 关系 □朋友 □同学 □别人介绍 电话 电话 电话 姓名 超市的熟人 姓名 姓名 可以打听 公司 供应商的人 公司 公司 对超市的 ⒉ 综合建议 ⒊ 供应商业务 职 务 日 期 年 月 日 负责人 ⒈ 15

天 天 超 市 新 供 应 商 产 品 问 卷 调 查 表 （适合者打“√”，请按一个品牌填写一张） 供应商名称 品 牌 及 品类名称 年姓职 龄 地址 货源 电话 □ □ □ □ □

□ 自制 □进口 □代理 □购销 □ 代销 □联营 □其他： □0～5岁 □20～50岁 □5～12岁 □50岁以上 □ 所有年龄层 □ 13～19岁 供应商 产品定位 家庭人数 □所有家庭 □1～3人/户 □4～6人/户 □7人/户以上 0～500元 □500～1,000元 □1,000～2,000元 家庭月收□ 入 □ 2000～5000元 □ 5,000元以上 商0～500米 圈 □ （距超市门店） □ 3～5公里 □成长期 □中高档 □500～1,000米 □1～3公里 □5～10公里以上 □10公里以上 □成熟期 □中档 □饱和期 □中低档 □衰退期 □低档 □男性适用 □女性适用 别 □男女都适用 □ 农民 □国企职工 □事业单位职工 业 □ 私企职工 □集体职工 □外企职工 □个体 产品生命周期 □萌芽期 产品质量 □高档 产品责任险 □没有投保 □有投保，保险公司： ，保额：￥ /事故 质量管理 □ISO 认证 □其他方式（简述）： □说明清楚适合自选式销售 □说明不清楚须有促销员解说 □无任何文字说明 有打洞适合吊挂式陈列 □塑料或彩盒包装适合叠放式陈列 产品包装 □ □ 纸箱包装 □ 其它包装： 国际条码 □有 □无 □正申请中，预计 个月落实 第一家 牌，其档次为：□高档 □中档 □低档 主要直接 第二家 牌，其档次为：□高档 □中档 □低档 竞争对手 第三家 牌，其档次为：□高档 □中档 □低档 与主要直接竞第一家 □我公司价格较低 □我公司价格相同 □我公司价格较低 争 第二家 □我公司价格较低 □我公司价格相同 □我公司价格较低 对手的价格对第三家 □我公司价格较低 □我公司价格相同 □我公司价格较低 比 与主要竞争 第一家 □我公司质量较高 □我公司质量相同 □我公司质量较低 对手的质量对第二家 □我公司质量较高 □我公司质量相同 □我公司质量较低 比 第三家 □我公司质量较高 □我公司质量相同 □我公司质量较低 品 牌 价 格 质 量 服务（售前与售后） ⒈ □ 较好□相同□较□ 较好□相同□较□ 较好 □相同 □较差 差 差 与超市现有商 ⒉ □ 较好□相同□较□ 较好□相同□较品 的 对 比 □ 较好 □相同 □较差 差 差 ⒊ □ 较好□相同□较□ 较好□相同□较□ 较好 □相同 □较差 差 差 16

供应商业务部 职负责人 ※供应商填写不实，超市有权停止合作。 务 日期 年 月 日 17

供应商编号 供 应 商 名 称 天天超市 新供应商进场审批申请书 生 □蔬果组 □肉品组 □水产组 食 □酒饮组 □休闲食品组 百 □精品组 □文教组 □文体组 □家居组 □鞋帽组 鲜 □面包熟食组 □日配组 品 □粮油组 □冲调组 □日化组 货 □小家电组 □DIY组 □妇婴组 □家纺组 □服饰组 评 估 项 目 （1） 价格：愿以最低价格供货 （2） 诚信：不可有贿赂及违背诚信行为 （3） 质量：质量有保障 （4） 包装：商品及包装符合顾客需要 （5） 服务：能配合超市的营采作业及售后采购主管评估（打“√”） 好 一般 差 （10（7分） （5分） 分） 分 采购经理评估（打“√”） 一般 好 差 （7（10分） （5分） 分） 分 商品经理评估（打“√”） 好 一般 差 （10分） （7分） （5分） 分 服务 （6） 批发：愿意经由超市批发给专业客层 （7） 货源：财务及管理完善，货源可靠 （8） 远见：不贪近利，愿与超市齐步成长 （9） 促销：促销支持力度 （10） 赞助：赞助金支持力度 总 分 预估每月销售额及毛利率 是否有特殊关系 综合评估 （针对优缺点） 同意进场与否 签 字 ￥ 万 ％ ￥ 万 ％ ￥ 万 ％ □是: □否 □同意 □不同意 （采购主管） 18

□同意 □不同意 （采购经理） □是: □否 □同意 □不同意 （商品经理） □是: □否 日 期 附件： 1、供应商基本资料表。 赞助同意书。

20 年 月 日 20 年 月 日 20 年 月 日 4、进场2、供应商报价单。 3、目录、照片、或样品。 19

供 应 商 名 称 供应商编号 天天超市 旧供应商清场审批申请书 生 □蔬果组 □肉品组 □水产组 食 □酒饮组 □休闲食品组 百 □精品组 □文教组 □文体组 □家居组 □大家电组 鲜 □面包熟食组 □日配组 品 □粮油组 □冲调组 □日化组 货 □小家电组 □DIY组 □妇婴组 □家纺组 □服饰组 评 估 项 目 （1） 价格：愿以最低价格供货 （2） 诚信：不可有贿赂及违背诚信行为 （3） 质量：质量有保障 （4） 包装：商品及包装符合顾客需要 （5） 服务：能配合超市的营采作业及售后采购主管评估（打“√”） 好 一般 差 （10（7分） （5分） 分） 分 采购经理评估（打“√”） 好 一般 差 （10（7分） （5分） 分） 分 商品经理评估（打“√”） 好 一般 差 （10分） （7分） （5分） 分 服务 （6） 批发：愿意经由超市批发给专业客层 （7） 货源：财务及管理完善，货源可靠 （8） 远见：不贪近利，愿与超市齐步成长 （9） 促销：促销支持力度 （10） 赞助：赞助金支持力度 总 分 平均每月销售额及毛利率 ￥ 万 ％ ￥ 万 ％ ￥ 万 ％ 综合评估 （针对优缺点） 同意清场与否 签 字 □同意 □不同意 （采购主管） 20

□同意 □不同意 （采购经理） □同意 □不同意 （商品经理） 日 期 20 年 月 日 20 年 月 日 20 年 月 日 21

供 应 商 名 称 供应商编号 天天超市 供应商年度评估表 生 □蔬果组 □肉品组 □水产组 食 □酒饮组 □休闲食品组 百 □精品组 □文教组 □文体组 □家居组 □大家电组 鲜 □面包熟食组 □日配组 品 □粮油组 □冲调组 □日化组 货 □小家电组 □DIY组 □妇婴组 □家纺组 □服饰组 评 估 项 目 （1） 价格：愿以最低价格供货 （2） 诚信：不可有贿赂及违背诚信行为 （3） 质量：质量有保障 （4） 包装：商品及包装符合顾客需要 （5） 服务：能配合超市的营采作业及售后采购主管评估（打“√”） 好 一般 差 （10（7分） （5分） 分） 分 采购经理评估（打“√”） 好 一般 差 （10（7分） （5分） 分） 分 商品经理评估（打“√”） 好 一般 差 （10分） （7分） （5分） 分 服务 （6） 批发：愿意经由超市批发给专业客层 （7） 货源：财务及管理完善，货源可靠 （8） 远见：不贪近利，愿与超市齐步成长 （9） 促销：促销支持力度 （10） 赞助：赞助金支持力度 总 分 年度总销售额及毛利率 ￥ 万 ％ ￥ 万 ％ ￥ 万 ％ 综合评估 （针对优缺点） 同意往来与否 签 字 □同意 □不同意 （采购主管） 22

□同意 □不同意 （采购经理） □同意 □不同意 （商品经理） 日 期 20 年 月 日 20 年 月 日 20 年 月 日 23