接待工作流程之车辆、住宿、餐饮篇

接 待 工 作 流 程

---------车辆、住宿、餐饮、游览篇

一、接待筹备

1、了解到访人员基本信息（需提前5天获悉）

①姓名、职务、民族、单位、联系方式□

②到访人数、抵沈时间、交通信息□

③来访期间行程安排□

2、制定接待计划及费用预算，包括：车辆租赁、住宿安排、餐饮安排等□

3、确定交通方式（需提前3天完成）

①自有车辆

驾驶司机及车辆 □

②租赁车辆

落实车况及司机联系方式 □

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签订租赁合同□

4、确定住宿宾馆（需提前3天完成）

①到访单位承担宿费□

②协会承担宿费□

③到访单位住宿要求

大床房 间 标间 间

④到访单位住宿标准 元

5、确定就餐酒店（需提前3天完成）

①到访人员饮食习惯&喜好□

②制作用餐桌签及座次图（2桌椅上）□

③预定包房□

6、确定游览观光项目（需提前3天完成）

①沈阳游览观光景点

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故宫□ 大帅府□ 东陵□ 北陵□

刘老根大舞台□ 世博园□ 浑河□

其他

②外市游览观光

（1） 协会自行组织游览□

与游览城市所在会员单位沟通□

讨论游览线路及食宿安排问题□

（2） 委托旅行社组织游览□

旅行社选择□ 旅行社方案讨论□

旅行社费用确认

门票□ 导游费□

宿费□ 车费□

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旅行费用结算方式□

③陪同人员确认

沈阳□

外市□ 7、接待请款□（需提前1天完成）

二、接待准备

1、车辆安排（需提前3H完成）

①告知司机行程安排及协会联系人□

②车辆内准备矿泉水□ 2、宾馆安排（需提前3H完成）

①预付定金，登记房卡□

②房间分配□

③检查房间情况，包括卫生、果盘准备等□

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④落实陪餐人员自助早餐份数□

3、酒店安排（需提前2H完成）

①点餐□

②摆放桌签□

③与酒店确认具体用餐时间□

④自备好酒水□

4、游览安排（需提前2H完成）

①购买门票□

②安排好导游□

提示：

1、点餐在不影响接待效果的前提下，力求节减，原则上每人一菜，在此基础上可增加1-2个菜。

2、安排外市预览时，做好陪同人员与游览城市会员单位、旅行社的对接，注意明确食宿安排、观光游览线路、车辆费用、结算方式及联系人等问题。

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三、接待进行

1、宾馆登记

到访人员身份证登记，分发房卡□

2、酒店餐费结算，开具发票□

四、接待后期

1、宾馆退房

①协助到访人员退房，开具发票□

②退住房定金□

2、礼品准备（需提前1天完成）

①放置于接待车辆内□

②告知送行人员□

3、车辆费用结算

①司机餐费结算□

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②车辆租赁费用结算，开具发票□

五、接待总结

1、费用报销（活动结束后2个工作日）

①接待费用分项统计□

②费用报销□

2、接待工作总结（活动结束后2个工作日）□

3、文件存档（活动结束后2个工作日）

①到访人员基本信息、通讯方式□

②接待计划□

③接待方案□

④接待费用□

⑤接待影像资料□

⑥接待工作总结□

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