加强基层综合档案馆档案资源建设的有效措施探讨
【摘要】近年来，档案信息化建设已经被列入国家档案事业重点发展方向，各地的档案信息化建设正逐步进入一个良好的发展轨道，基层档案建设工作是我国档案建设的基础，是促进经济发展、维护社会基层稳定的重要组成部分。加强推进基层档案建设的步伐，最终实现档案资源丰富、档案管理规范、档案利用效率高效。与此同时，我们要充分地认识到现阶段我国档案管理的状况和正面临的问题，认真研究对策，促进档案信息化建设的全面发展。本文首先从基层档案管理的现状入手，深入探讨了有效的解决措施，以供读者参考。
【关键词】基层档案馆；档案建设；有效措施
一．引言
自国家提出以信息化带动产业化的战略以来，我国各行业的信息化建设得到了飞速的发展。其中，档案存储单位也更加重视档案的信息化建设，积极配合其他领域的信息化建设同步。基层档案建设工作是我国档案建设的基础，是促进经济发展、维护社会基层稳定的重要组成部分。加强推进基层档案建设的步伐，最终实现档案资源丰富、档案管理规范、档案利用效率高效。上世纪九十年代的档案管理工作重点是建立档案信息处理标准体系和传统纸质档案的数字化。进入到计算机网络信息化的二十一世纪以来，档案资源的建设重点已转变为数字档案馆的建设及电子档案文件的一体化，将档案信息资源与面向社会化的应用相结合。
二．基层档案馆档案的管理现状
1.档案建设中缺少整体规划
从我国目前的整体档案体系建设来看，各地的档案馆各自为政，无法形成统筹安排、稳步推进的趋势。各地方、单位在档案信息化建设上缺乏长远目标，而且近期目标也不够明确。在存档和归档的过程汇总缺乏科学统一的标准数据格式和规范，使得查档、调档的时候效率低下，甚至无法正常操作。这就给档案信息平台的建设和使用带来了极大的麻烦。
2.档案数字化程度不高
由于过去长时期的使用纸质档案，使得目前的数字化档案库资源较少。我们知道，纸质档案对于长时间的保存具有很高的难度，不仅在调用查看过程中易损，而且会随着时间的推移而腐化。因此，现代化的数字档案馆在全面取代传统档案收集和管理的同时，也面临着档案资源不足，结构单一的问题，直接影响到档案信息化建设的进程和质量。
3.档案信息化的优势未能有效发挥
现代化数字档案馆建设的意义不仅在于档案管理现代化的需要，更重要的是对公众政务信息的公开，以提高经济发展的速度。然而，现阶段我国90%以上的公众政务信息是保存于政府档案馆中的，在公众还不能充分利用公众政务信息的背景下，科学、高效的现代化档案管理的作用不可能得到显著的表现。
4.档案信息化管理人才匮乏
随着科学技术的飞速发展，档案管理已成为一门专业的学科。其对各类档案的性质、特点、用途等方面有了详细而系统的划分，再结合数学知识及相关的法律法规而成为现在
热门的专业。从全国来看，档案的建设和管理人员大多缺乏档案学的基础知识，和国外较成熟的档案管理体系相比差距很大，这也成为档案数字化建设的一大难题［1］。
5.档案信息化管理缺乏法制化保障
现代化档案管理包括对公民个人信息的管理，这其中就涉及到个人隐私信息的鉴定和保护问题，在欧美发达国家，档案信息管理和个人隐私信息的法制化保护都相对比较完善。目前，我国在档案信息化法律保护方面与发达国家相比差距还是很大，而目前采用的相关标准措施、规范措施在实施过程中存在比较大的困难，因而，档案管理的法制化已成为档案信息化建设的一个瓶颈。
如今社会已发展到信息时代, 数字技术已进入到人们日常生活的各个领域。档案工作就是其中非常重要的一个方面。在新的历史条件下, 如何加快基层档案馆的数字化建设,是档案工作的当务之急。
三．基层档案馆档案管理的对策
进入到计算机网络信息化的二十一世纪以来，档案资源的建设重点已转变为数字档案馆的建设及电子档案文件的一体化。笔者将从以下几个方面给出档案管理上的对策。
1. 加强档案馆的信息化资源
目前，许多地方档案馆普遍存在公众信息化资源严重缺乏的现象。档案资料是档案馆的主要资源，相对于过去纸质原件档案的查看，现在的档案用户已采用更为便捷、多样的多载体文件形式。然而，档案又与一般的文字材料不同，不能通过像图书馆这样的途径获
得数字化资源，而只能从过去纸质档案中进行数字化处理得到。再加上目前政务信息披露不能做到全部数字化公开，而只能等形成档案后在档案馆才能数字化。对于一些已经数字化的档案资料，由于管理员相关专业知识的匮乏，也会导致不知如何存档或存档不规范，最后使得现代化的数字图书馆缺少信息源。要丰富档案馆的信息储备，就必须加大数字化的档案信息源。
2.降低传统档案数字化的成本
对于纸质档案的数字化，有人工录入和数字扫描这两种比较常用的方式。这两种方式都需要相应的成本投入。人工录入需要耗费大量的人工劳动，而且容量产生较多的差错，这种耗时长的方式对那些扫描要求高、原稿特殊的档案较适用，不适合大规模的采用。而数字化扫描就需要进行相对较多的设备投入，而且这些设备在价格上比较昂贵，在耗材上也是一笔很大的支出，但它具有准确率高、快速的优势。数字化扫描中有一种主要的扫描缩微胶片的方式，它可以加快扫描速度，但现阶段大多数档案馆的缩微率较低，要实现馆藏档案的缩微化不是短时间就能完成的。有些档案经扫描后仅作为图像来处理，用图像来保存文字信息会使得描述不够精确，而且造成的大量冗余信息，会占据较大的存储空间，最重要的是不利于全文检索。这就使得将其存储格式进行转换［2］。
3.提高用户对档案应用的反馈
现代档案馆中存储的信息既包含文字信息，还储存了大量的多媒体信息。由于多媒体信息的多样性和未知性，过去存放文字信息的数据库已不能适应这种数据结构的存储，这需要非结构化的多媒体数据库。另一方面，由于多媒体信息和文字信息的区别，在文献的检索方法上也需要作出调整，针对多媒体的多媒体模糊检索技术应该得到广泛的应用。网络已成为现代数字档案馆传递信息的通道，用户已经习惯于不受地域限制的使用方式。因
此我们可以看出，现代档案馆的发展必须依靠互联网的发展。随之而来的，网络安全也正成为档案管理的一个重要问题。积极收集档案用户在使用过程中的实际情况，建立电子文件标准、多媒体信息标、数字档案的著录标准、数据库的检索标准等。
4.加快档案管理法制化建设
《中华人民共和国档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》中明确要求：加快制定电子公文归档、档案电子管理、档案信息公开、档案网站建设与管理等方面的规章制度，建立起行之有效的管理机制，推动档案信息化建设工作的大力开展。落实国家档案局制定的档案信息化建设标准规范，制定和完善地方性标准规范和实施办法，是完善档案信息化
［3］标准体系建设的重要任务。依据《电子公文归档管理暂行办法》，制定出电子文件归档
及档案信息采集、交换、整合和管理等方面的标准，例如，档案数据库结构交换格式标准、网站资源归档与管理规范、纸质档案数字化技术规范、照片档案数字化技术规范、档案管理网络安全标准、档案文件开放控制办法、数字化声像档案著录规则、多媒体信息采集操作规程等等，尽可能使档案信息化建设跟国际标准接轨。
5.加强档案管理人员的培养
档案管理的信息化建设是一项专业性很强的工作，工作人员除了需要具备坚实的档案管学知识，还需要熟练掌握计算机技术、网路技术。为满足日益迫切的档案信息化建设，档案管理单位必须拥有高信息技术能力的人才。首先，加强在职人员的工作技能培训，尤其是新入职人员和业务骨干，不但要提高档案管理的基础理论知识水平，还要加强计算机技术、网络技术、数字化技术等的技能训练。其次，注重各种形式的技术交流和理论探讨，营造出良好的学习、工作氛围。只有这样才能培养出一批既懂档案专业，又精通各项计算机技术和网络技术的复合型人才，使基层档案管理工作迈向一个新的台阶。
6.优化档案馆的档案存储结构
现阶段我国大多档案馆仍然是传统的纸质档案保存，数字档案资料十分有限。因此，档案馆的数字化建设需要将其进行大规模的结构调整，以加快纸质档案向电子档案的转变。电子档案馆就是整合各类数字化文件资料，并建立起各级数据库。借助于计算机网络平台将这个多层次、规范化的数据库进行共享。由此我们不难看出，数字档案馆以其在服务方式、服务速度、服务质量等方面上的优势，完全能够取代传统的档案管理模式。于此同时，
档案用户摆脱了过去由于时间、空间、数量的限制，从而能够更准确、快速地查阅资源［4］。
由于各地方档案馆的实际情况不同，对于目前很难实现馆内档案全部数字化的，需要进行有针对性的选择。对那些经济、文化和科技发展具有长远使用价值的档案和使用频率高、需求量大档案进行优先扫描，使其数字化的档案信息更方便公众的使用。
四．结束语
作为永久保存档案的场所，档案馆提供了档案信息对科学文化和经济发展的各项服务。因此，各地方档案馆肩负着维护档案安全和保证档案完整的职责。基层档案建设工作是我国档案建设的基础，是促进经济发展、维护社会基层稳定的重要组成部分。加强推进基层档案建设的步伐，最终实现档案资源丰富、档案管理规范、档案利用效率高效。经过长期的努力，我国基层档案管理正逐渐形成一套完整、科学、系统、现代化的管理模式。当然，随着经济的发展，技术的进步，在知识经济和网络时代的环境里，大多档案馆暴露出很多新的问题。为适应社会的变迁，基层档案管理必须进行有效的改革。加强推进基层档案建设的步伐，最终实现档案资源丰富、档案管理规范、档案利用效率高效。
【参考文献】
［1］单鹤舫．档案信息化与电子化的建设和管理［J］．兰台内外，2009，（1）
［2］杨丽辉．科学定位—档案信息化的关键［J］．办公自动化，2009.（1）
［3］方燕．国家电子政务标准化及信息化的研究和制定［C］．中国档案信息化发展战略论坛会刊.2005．
［4］熊豆豆．档案信息的公益性开放和商业性开发［J］．云南档案，2009，（2）
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